國史館臺灣文獻館(以下簡稱臺灣文獻館)111年度為辦理文獻檔案數位化業務，於「文獻業務－文獻管理應用」計畫項下之一般事務費科目編列350萬元；另就資料庫之維運，於「文獻業務－文獻管理應用」計畫項下編列94萬元。惟該館近年辦理文獻檔案數位化進展相對有限，部分資料庫之使用人次亦有下滑情形，謹敘明如後：

(一)臺灣文獻館辦理文獻檔案數位化、資料庫維運之概況

據臺灣文獻館組織條例第2條第6款規定，該館掌理事項包括文獻史料數位化、資訊服務之規劃建置及協調推動等事項，又依該組織條例第10條授權訂定之臺灣文獻館辦事細則第10條規定，該館設有整理組，負責事項之一即文獻檔案數位典藏、資料庫系統維護、開放應用、諮詢閱覽及借調等事項。

在檔案數位化業務方面，依據臺灣文獻館之說明，該館辦理檔案數位化之考量，主要係依檔案重要性與年代較久遠者優先排定，惟亦配合業務需要或因應社會大眾需求而調整，透過逐年編列經費、排定期程委託專業廠商逐步辦理。在經費運用方面，臺灣文獻館107至109年度預算數介於20萬元與287萬8千元之間，決算數介於19萬元與110萬8千元之間，預算執行率則從107年度之95%，降至109年度之66.8%。110年度預算數287萬8千元，截至7月底執行數194萬9千元，預算執行率67.7%(詳表1)。據臺灣文獻館表示，預算執行率下滑主要係受託廠商技術提升，實際經費支出金額較預期低所致。

表1 臺灣文獻館107至110年度(截至7月底)辦理文獻檔案數位化經費運用情形 單位：新臺幣千元；%

項目

年度

預算數

決算數

預算執行率

107

200

190

95.0

108

1,550

1,108

71.5

109

600

401

66.8

110

2,878

1,949

67.7

說 明：110年度決算數為截至7月底之執行數。

資料來源：臺灣文獻館提供，本報告整理。

至於資料庫之建置部分，目前運作之系統包括依業務需求自行建置之文獻檔案查詢系統、臺灣民俗文物辭典系統，與接收前臺灣省諮議會之臺灣省議會史料及地方議會議事錄總庫系統(以下簡稱臺灣議會總庫系統)，以及配合文化部國家文化記憶庫計畫與該部合作辦理之文物典藏管理系統。在資料庫之維運方面，依據臺灣文獻館說明，截至110年7月，除臺灣議會總庫系統編列相關經費支應維運之所需外，其餘系統或因在保固期內(如文獻檔案查詢系統)、或由他機關(文化部)支應(如文物典藏管理系統)，抑或因系統較單純由機關自行維護(如臺灣民俗文物辭典系統)等情形，暫無維運經費需求。

(二)已完成數位化文獻檔案累計卷數比率仍相對有限

有關臺灣文獻館近年辦理文獻檔案數位化之成效方面，依據該館提供統計資料，截至110年7月底，入藏登錄累計檔案卷數計42萬9,107卷，均已完成整編，其中已完成數位掃描者計4萬9,878卷，占比11.62%，僅略高於一成，比率相對有限。

(三)部分資料庫使用人次有下滑情形

在臺灣文獻館管理之各資料庫系統使用情形方面，依據該館提供107至110年(截至7月底)度之統計資料顯示，其中臺灣議會總庫系統、臺灣民俗文物辭典系統，近年使用人次均有減少情形，前者使用人次自108年度之2萬1,220人次減至109年度之1萬6,457人次，110年度截至7月底為1萬3,842人次；後者則自107年度之5,883人次下滑至109年度之4,424人次，110年度截至7月底則僅達2,460人次。

表2 臺灣文獻館107至110年度(截至7月底)管理之各資料庫系統使用情形統計 單位：人次

資料庫

系統

年度

臺灣議會

總庫系統

文獻檔案

查詢系統

文物典藏

管理系統

臺灣民俗文物辭典系統

107

-

-

-

5,883

108

21,220

-

2,153

4,282

109

16,457

20,346

2,754

4,424

110

13,842

41,578

1,875

2,460

說 明：1.110年度使用人次為截至7月底之統計數。

2.臺灣議會總庫系統係臺灣省諮議會於107年組織調整時移交予臺灣文獻館，爰自108年度起始統計使用情形；文獻檔案查詢系統於109年下半年正式上線；文物典藏管理系統係108年3月完成導入文化部文物典藏系統；臺灣民俗文物辭典系統則於103年2月底正式上線。

資料來源：臺灣文獻館提供，本報告整理。

綜上，臺灣文獻館近年雖透過文獻檔案數位化與資料庫之建置，致力於推廣臺灣歷史文化，惟已完成數位化檔案累計卷數比率僅略高於一成，又部分資料庫使用人次有減少情形。鑒於該館部分典藏文獻檔案年代久遠，為避免檔案資料毀損，允宜就經費之運用審慎安排，加速文獻檔案之數位化作業，並適時檢討資料庫運用之推廣作法，俾落實機關之設置宗旨。