檔管局112年度預算案分別於「檔案徵集作業-檔案徵集移轉」計畫編列509萬9千元，主要係辦理國家檔案徵集移轉等，及「國家檔案典藏及服務建設計畫-擴增國家檔案典藏質量與設施」計畫項下編列業務費677萬元辦理法定屆期移轉國家檔案等。經查：
(一)典藏國家檔案徵集情形
檔管局為妥善保存具有永久保存價值之國家檔案，延攬各領域專家學者，進行國家檔案鑑選、徵集工作，同時亦持續徵集移轉各機關具永久保存價值之檔案，並訂定國家檔案分類表，共計25個類別，包含「府院政策」、「考銓及人事」、「立法及監察」等；截至111年8月底止典藏國家檔案類型統計，「財政金融」、「國防及退伍軍人事務」、「交通及公共工程」等3類別檔案數量最多，共占檔案總量之57.26％，其他類別檔案數量則較少(詳表1)，顯示國家檔案範圍尚未廣泛及全面，容有改善空間。
(二)81年以前機關永久保存檔案之徵集作業進度落後
依審計部110年度總決算審核報告略以，81年以前機關永久保存檔案之徵集，預計於114年全數完成送審，已較國家檔案移轉辦法第2條第1項（各機關永久保存之檔案，自文件產生之日起屆滿25年者，應於次年移轉檔案中央主管機關管理）及第4條第2項（屆滿移轉年限之檔案，經鑑定仍具永久保存價值者，應編製檔案移轉目錄，函送檔案中央主管機關審核）規定移轉期限至少落後7年，至於82年以後且已屆滿25年之永久保存檔案，檔管局將另案規劃相關專案推動徵集事宜，顯示爰各機關屆滿25年之永久保存檔案，依檔管局專案規劃徵集範圍及送審年度之實際作法，尚未能全數於屆期次年啟動鑑定及移轉作業，核與規定未合。據檔管局說明，將衡酌屆期移轉推動之情形，重新檢討國家檔案徵集策略相關作業規定；於各機關預計送審年度前6個月與機關聯繫，掌握作業進度並進行遠距輔導以提升審核效率。
另依審計部110年度總決算審核報告，106至109年度未依限送審機關次占當年度應送審總機關次之比率逐年攀升，且部分機關連續2年以上未能依原定期程辦理，致生原以前年度應送審案件將累積至以後年度送審，恐造成檔管局後續年度審核案件數量遽增，加重審核作業人力負荷。據檔管局提供截至111年8月底止81年以前機關永久保存檔案屆期移轉目錄送審情形，107至110年未依限送審機關占比分別為2.22%、7.96%、18.63%及28.22%(詳表2)，呈逐年遞增之趨勢，詢據檔管局說明，各機關因其檔管人員異動頻繁、人力資源有限、或管有檔案數量較多，致有調整分年送審期程，或延期送審情形，檔案局均定期統計並掌握機關送審情形，適時依機關檔案重要性等優先順序聯繫瞭解及介入輔導，規劃於112年初再次彙整機關送審情形，函請未如期送審機關儘速依規劃期程辦理。
表1 截至111年8月底止典藏國家檔案徵集統計表
徵集方向
徵集類別
檔案長度(公尺)
占比(%)
府院事務
府院政策
447.135
1.65%
考銓及人事
80.28
0.30%
立法及監察
238.81
0.88%
司法及法務
748.719
2.76%
國家安全
外交及僑務
969.055
3.57%
兩岸關係
3.2
0.01%
國防及退伍軍人事務
5,066.731
18.69%
公共資源管理
交通及公共工程
4,737.412
17.48%
環境資源
87.065
0.32%
海洋事務
1.29
0.00%
財經事務
經濟貿易
3,246.45
11.98%
農業
234.134
0.86%
財政金融
5,718.295
21.09%
教育文化
人文及科技發展
11.205
0.04%
教育及體育
614.229
2.26%
文化及傳媒
324.653
1.20%
社會發展
族群
4.62
0.02%
勞動及人力資源
7.62
0.03%
衛生醫療
4.77
0.02%
選務
2
0.01%
內政
329.922
1.22%
地方事務
地方事務
1,441.164
5.32%
政治
政治
2,675.563
9.87%
民間團體及個人
民間團體
106.06
0.39%
個人
7.23
0.03%
總計
27,107.612
資料來源：檔管局提供。
表2 截至111年8月底止81年以前機關永久保存檔案屆期移轉目錄送審情形概況表 單位：機關次；%
年度
預計應送審
逾期未送審
未依限送審 機關占比
106
31
-
-
107
225
5
2.22
108
641
51
7.96
109
671
125
18.63
110
783
221
28.22
111
774
112
714
113
28
114
5
合計
3,872
402
-
資料來源：檔管局提供。
綜上，檔管局為妥善保存具有永久保存價值之檔案，辦理國家檔案徵集作業，惟國家檔案徵集計畫典藏類別尚未均衡廣泛，且永久保存檔案移轉送審時程較法令規定延後，機關未依限送審比率逐年遞增，恐增加後續年度審核作業負荷，允宜研謀改善。