外交部113年度預算案於「一般行政」業務計畫項下之「檔案處理」分支計畫新增北投檔案大樓空間規劃及汐止檔庫檔卷搬遷計畫等預算1,976萬5千元，並持續編列2,870萬9千元辦理公文歸檔、清理、解降密系統註記等檔案管理工作，然該部檔案清查、建檔等作業有未盡妥適之處。說明如下：
(一)外交部自110年度起陸續進行存管檔案之清查作業，惟截至112年8月底止，未完成清查之檔案尚逾6成
截至112年8月底止，外交部計有北投、汐止及本部等3處檔案庫房，各檔案庫房面積合計約1,334.67坪，檔案架可存放空間容量合計約27萬958册。據該部說明，現有檔案除清末民初史料係寄存於國立故宮博物院、中央研究院近代史研究所等處外，較近代之檔案資料則由該部存管，截至112年8月23日止實際存放於檔案庫房之檔案計約29萬3,381冊(詳表1)。
外交部北投檔案大樓興建工程預計於113年度落成啟用，為配合該大樓空間規劃，自110年度起陸續進行存管檔案之清查作業，截至112年8月底止，共已完成清查11萬2,924冊檔案，另有18萬457冊尚未清查，未完成清查之檔案仍逾6成(詳表2)。另該部前提供中央研究院近代史研究所運用之檔案5萬84冊，雖已於108年歸還置於汐止檔案庫房，惟截至112年8月底止尚有7,007冊舊卷未完成檔案之回溯編目，核與檔案法施行細則所規定未屆滿保存年限之檔案應於96年1月1日完成、屬永久保存者應於98年1月1日前完成之時限未合，亟待檢討積極辦理。
表1 外交部截至112年8月23日止檔案存放情形表
單位：坪；冊
項目
庫房名稱
面積
可存放容量
已存放檔案
機密
普通
合計
北投
514.00
100,000
54,279
47,998
102,277
汐止
804.00
164,000
60,114
121,555
181,669
外交部本部
16.67
6,958
9,435
0
9,435
總計
1,334.67
270,958
123,828
169,553
293,381
說 明：外交部國際傳播司(前行政院新聞局)移入之檔案係裝箱存管；另前供中央研究院近代史研究所運用，目前已歸還置放於汐止檔庫惟尚待清查辦理回溯編目建檔之檔案，據外交部說明約1萬9,603册尚未上架。
資料來源：外交部提供，本中心整理。
表2 外交部截至112年8月底止各庫房檔案清查情形表
單位：冊
完成清查年度
存放地
110年
111年
112年
尚未清查檔案
合計
北投檔庫
15,890
17,393
6,960
62,034
102,277
汐止(近史所)
1,342
26,821
9,289
7,007
44,459
汐止檔庫
0
0
0
101,981
101,981
外交部本部
0
0
0
9,435
9,435
置於行政院部分
35,229
0
0
0
35,229
合計
52,461
44,214
16,249
180,457
293,381
說 明：1.112年度係截至8月底止之實際數量。
2.原置於行政院部分業於111年5月31日移入汐止檔庫。
資料來源：外交部提供，本中心整理。
(二)92年度以前之機密檔案未依國家機密保護法規定重新核定者高逾9成
依國家機密保護法規定，機密檔案應於94年10月1日前重新核定，未重新核定者，自94年10月1日起，視為解除機密。然截至112年8月底止，外交部保管之機密檔案中，屬92年度以前者計4萬7,978冊，僅2,663冊已完成重新核定，餘4萬5,315冊已逾規定期限17年餘，尚未重新核定，未依規定完成重新核定比率高逾9成(詳表3)，亟待檢討積極依國家機密保護法第31條規定辦理解密。
表3 外交部截至112年8月底止保管屬國家機密保護法92年施行前核定之機密檔案重新核定情形表 單位：冊；%
存放檔庫名稱
機密檔案總數
已重新核定數
未重新核定數
未重新核定比率
北投
34,458
2,067
32,391
94.00
汐止
10,882
515
10,367
95.27
外交部本部
2,638
81
2,557
96.93
合計
47,978
2,663
45,315
94.45
資料來源：外交部提供，本中心整理。
綜上，外交部為利北投檔案大樓順利啟用，113年度預算案除持續編列預算2,870萬9千元辦理公文歸檔、清理、解降密系統註記等檔案管理工作外，另新增編列北投檔案大樓空間規劃及汐止檔庫檔卷搬遷計畫預算1,976萬5千元，然截至112年8月底，檔案未清查比率高逾6成，且其中不乏有未依檔案法規定辦理回溯編目建檔者；另未依國家機密保護法規定完成機密檔案重新核定之比率達94.45%，允待積極辦理，並加速清理已屆滿保存期限之檔案，俾減省檔案空間及儲存成本，提升北投檔案大樓運用效能。