外交部114年度預算案編列「一般行政-檔案處理」分支計畫經費4,047萬2千元，較113年度預算數5,544萬元減少1,496萬8千元(減幅27%)，係辦理檔案處理所需經費。惟該部檔案清查、建檔、搬遷等作業仍有待完成之處，謹說明如下：
(一)所管檔案除當年度密件外，尚有部分待清查，且汐止庫房檔案仍未搬遷至北投檔案大樓
截至113年7月底止，外交部計有本部、汐止及北投等共3處檔案庫房共1,334.67坪，檔案架可存放27萬958册，實際存放30萬1,401冊(詳表1)，部分檔案裝箱存放或置於機密櫃而未上架。為集中存管檔案，該部辦理北投檔案大樓興建工程，原租用汐止庫房置放之檔案將搬遷至該大樓存放，並自110年1月起清查檔案；截至113年7月底止，尚未竣工搬遷，除113年度1,290件密件外，尚有10萬7,839件待清查(詳表2)。
表1 截至113年7月底止外交部檔案存放配置表 單位：坪；冊
存放地
性質
面積
檔案架可存放數量
存放檔案數
機密
普通
合計
本部庫房
自有
16.67
6,958
11,627
-
11,627
汐止檔庫
租用
804
164,000
59,706
126,521
186,227
北投檔庫
自有
514
100,000
32,556
70,991
103,547
合 計
1,334.67
270,958
103,889
197,512
301,401
說 明：本部機密件置放機密櫃，汐止庫房存放前新聞局檔案及國傳司移入檔案裝箱存放，爰未上架。
資料來源：外交部。
表2 截至113年7月底止外交部檔案清查概況表 單位：冊
存放地
已清查檔案
尚未清查檔案
合計
111年度
112年度
113年度
北投檔庫
20,403
58,953
10,242
13,949
103,547
汐止檔庫
35,321
27,550
29,466
93,890
186,227
本部庫房
-
-
10,337
1,290
11,627
合計
55,724
86,503
50,045
1,290
301,401
107,839
說 明：本部庫房為113年度密件，無須清查。
資料來源：整理自外交部資料。
(二)國家機密保護法施行前之機密檔案，近9成未依規定重新核定，允宜擬定進度審慎辦理解密措施
依國家機密保護法規定，機密檔案應於94年10月1日前重新核定，未重新核定者，自94年10月1日起，視為解除機密。截至113年8月底止，外交部保管機密檔案屬該法施行前者計4萬7,978冊，僅5,644冊已完成重新核定，餘4萬2,334冊已逾規定期限18年餘，尚未重新核定，比率幾近9成(詳表3)，允宜擬定進度檢視對國家安全利益影響程度，依該法第31條第2項規定審慎辦理解密措施。
表3 截至113年8月底止外交部保管國家機密保護法施行前之機密檔案重新核定情形表 單位：冊；%
存放地
檔案數A
己重新核定
未重新核定B
未重新核定比率B/A
北投檔庫
34,458
4,093
30,365
88.12
汐止檔庫
10,882
1,514
9,368
86.09
本部庫房
2,638
37
2,601
98.60
合計
47,978
5,644
42,334
88.24
說 明：經洽該部表示，北投已重新核定檔案皆經程序解密為普通件。
資料來源：整理自外交部資料。
綜上，外交部為搬遷檔案至北投檔案大樓，自110年1月起辦理清查，截至113年7月底止，本部、汐止及北投等共3處庫房存放30萬1,401冊檔案，大樓仍未竣工搬遷，尚有10萬7,839件待清查，按國家機密保護法施行前之4萬2,334冊機密檔案未重新核定，允宜擬定進度審慎辦理解密措施，並配合北投檔案大樓期程妥善辦理搬遷事宜，俾完善檔案管理。